16 Ideen & Tipps für alle im Homeoffice oder in der Remote-Arbeit

I’m bored in the house and I’m in the house bored

Remote arbeiten ist keine Erfindung von heute. Doch Corona zeigt einmal mehr auf, wie wichtig die ‚Readiness‘ des Arbeitens im Homeoffice ist. In der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams fiel mir immer wieder auf, dass es verschiedene Level an Erfahrung mit dem Thema gab. So lag die eine oder andere Herausforderung auf der Lauer und das nicht nur für Remote-Neulinge. 

Auch wenn für einige Traditionsunternehmen die Digitalisierung immer noch ein aufbauender Prozess ist, so kommt derzeit kaum eine Firma um das heimische Arbeitszimmer herum. Ob Großkonzern oder KMU: Für euch habe ich einmal meine Erfahrungen zusammengetragen und den einen oder anderen Tipp mitgenommen. Gerne lade ich euch ein, am Ende des Beitrages einmal eure Ideen & Tipps zu teilen, welche ich gerne aufnehme!

1. Sei ausgestattet!

Doch spätestens wenn der Rücken nach einer Woche auf dem Sofa wehtut wird klar: Der Alltag muss sich einpendeln!

Tatsächlich ein Punkt bei dem jeder sagt “Ist doch selbstverständlich” kann bereits schnell der Showstopper im Arbeitsalltag sein: Arbeitslaptop mitgenommen, aber das Ladekabel vergessen. MacBook in der Tasche, aber nicht den richtigen Adapter. Wenn ihr aus dem Office euren Laptop mit nehmt, überlegt. 

Auch ein Punkt der sehr wichtig ist: Für Personen die nicht so häufig in Remote arbeiten schmeckt die neugewonnene Freiheit anfänglich wie süßer Nektar.

Doch spätestens wenn der Rücken nach einer Woche auf dem Sofa wehtut wird klar: Der Alltag muss sich einpendeln! Schafft euch einen Arbeitsplatz, an dem ihr mindestens 2 Stunden am Stück ohne Probleme sitzen könnt und an dem Arbeitsatmosphäre herrscht. Ob am Esstisch mit vernünftigen Stuhl oder im eigenen Arbeitszimmer: Räumt euren Arbeitsplatz auf und sorgt für einen ordentlichen Background. Der Kollege dankt beim Videotelefonat.

Checkliste

• Ladekabel dabei?
• Benötigte Adapter dabei?
• Extra Display zu hause oder darf von der Arbeit mitgenommen werden?
• Hat das Laptop eine ordentliche Kamera und taugliches Mikrofon? Wenn nein: mindestens Headset zulegen!
• Brauchst du eine Maus?
• Bitte eine Unterlage unter die Maus: auf den Schreibtisch kann eine Maus schnell kratzende Geräusche verursachen. Was dich nicht stört kann im Videotelefonat schnell lästig werden
• Zu hause einen Arbeitsplatz schaffen an dem ihr euch wohlfühlt
• Haltet ein Notizbuch/Papier und Stift bereit

2. Skype, Slack, Microsoft Teams? Wo erreiche ich denn nun den Kollegen?

First thing to do: Erarbeitet mit welchen einheitlichen Tools ihr zusammenarbeiten möchtet, mindestens auf der Metaebene. Es gibt nichts frustrierendes, als in drei verschiedenen Tools nach einem Textverlauf zu suchen, den ihr mit einem Kollegen hattet, den aber verflixt nochmal nicht wiederfinden könnt. Eure Company hat sich für Office 365 entschieden? Nutzt Teams und bleibt dabei. Ihr liebt die Google Welt? Dann benutzt Hangout. Ihr arbeitet viel mit Slack? Super, dann wechselt nicht. 

Gibt es doch mehrere Systeme aus logischen Gründen, richtet Regeln ein. Z.B.:

• Video-Calls: WhereBy.com (sehr einfach zu bedienen)
• Strukturiertes texten: Slack (Channel schnell eingerichtet, Teams können schnelle koordiniert werden)
• Dateien teilen: Google Drive, unendlich viel Speicher zum günstigen Preis 
• In Dateien gemeinsam arbeiten: Ihr müsst unbedingt in der Microsoft-Welt arbeiten? Dann legt a) eure Daten in z.B. OneDrive ab oder b) Nutzt Sharepoint und lasst das gemeinsame Arbeiten zu

Wenn in eurer Küche ein Feuer ausgebrochen ist, würdet ihr der Feuerwehr eine E-Mail senden, um Hilfe bitten und einen Tag auf die Antwort warten?

Noch ein kleiner Tipp: Warum antwortet der Kollege nicht auf meine Nachricht/E-Mail. Schon wieder warte ich für eine schnelle Antwort zwei Tage? Ruf an! Es gibt nichts schnelleres als ein kurzer Anruf. Du hast Befürchtungen die Kollegin zu stören? Sie wird schon ablehnen, wenn es nicht passt.

Kleine Anekdote: Eure Anfrage ist wichtig? Fragt euch: Wenn in eurer Küche ein Feuer ausgebrochen ist, würdet ihr der Feuerwehr eine E-Mail senden, um Hilfe bitten und einen Tag auf die Antwort warten?

Checkliste

• Tool in dem ihr per Video oder Hörfunktion kommuniziert (Tools die betriebssystemunabhängig Computer und Mobile unterstützen). Beispiele:
• Google Hangouts 
• Slack Calls 
• Mircosoft Team Calls 
• WhereBy.com 
• TeamSpeak-Server 
• Skype 
• Telegram 
• Und einige mehr (sende mir gerne eure Favorites)

3. Wie teile ich meine Dokumente?

Auch hier gilt: Einigt euch auf ein zentrales Tool. Ob Google Drive, Microsoft Sharepoint, Dropbox, Microsoft Teams mit Dokumenten etc. Hauptsache jedem ist klar, wo er was ablegen soll. Auch wird so das Collaborative Arbeiten erst effektiv möglich.

Verweist in eurem Kommunikations-Tool darauf, wenn ihr neue Dokumente gespeichert habt, die wichtig sind für andere Personen.

4. Fülle dein Profil aus!

Was macht der Kollege nochmal? In welcher Zeitzone ist er eigentlich? Spricht er Deutsch oder war das nur Englisch? Simple Lösung:

Checkliste

Schreibe in dein Slack, Office 365 etc. deinen:

• Vollen Namen (Vor- und Zunamen)
• Deine Position / Teams
• Von wo du arbeitest
• Deine Stoßarbeitszeiten
• Ggf. in einem sehr dezentralen Unternehmen deine Zeitzone mit Differenz zur Hauptzentrale
• Ggf. in traditionellen Unternehmen, ob du das Du oder Sie bevorzugst
• Sei Transparent: Schreib so viel wie nötig und so wenig wie möglich

Tipp: Schreibt in eure Profilbeschreibung die Top 5 Skills. So können Kollegen schnell sehen, wonach sie euch fragen können.

5. Zeige deinen Status!

Ein Teil deiner Kollegen arbeitet vor Ort und ein Teil Remote? Zeige wo du gerade arbeitest und das direkt in deinem Status. Du bist im Urlaub, zeige an wie lange und hinterlasse eine E-Mail Autoantwort mit Verweis auf Kollegen. 

Auch wechsle deinen Status gerne, wenn du gerade beim Lunch bist. So versteht jeder, warum du gerade nicht ein Telefonat annimmst.

6. Wir haben Kollegen in anderen Zeitzonen. Unsere Digitalen Nomaden sind gerade in .. ?

Legt eine zentrale Zeitzone fest, eure Time zero. Jeder der von dieser abweicht, hat entsprechend den Unterschied zu vermerken. Legt euch eine zentrale Liste mit allen Kollegen und der Zeitzone an. So können Termine ohne Probleme erstellt werden und es gibt keine Excuses für nicht stattgefundene Gespräche mehr.

7. Das Call-Meeting war schon wieder nicht zielführend?

Im Grunde gelten in digitalen Meetings genau die gleichen Regeln wie für ein stationäres Treffen:

Checkliste

• Legt das Ziel des Termins fest
• Ladet nur so viele Leute wie wirklich notwendig ein (Siehe Jeff Bezos Zwei-Pizza-Regel)
• Sendet die Agenda des Meetings eine Stunde vorher rum
• Adressiert Personen die etwas beitragen sollen (mit entsprechender Vorlaufzeit)
• Stellt einen Reminder für den Termin 30 Minuten vor Start ein
• Legt eine Person für das Protokoll fest
• Haltet in den letzten 5 Minuten die Ergebnisse fest
• Sendet im Nachhinein das Protokoll herum mit adressierten Aufgaben/offenen Fragen an entsprechende Person

8. Es knistert, die Tastatur klappert und der Kollege ist vor lauter Schmatzen kaum zu hören?

Ja, ein richtiges Face2Face Meeting ist fast unersetzlich. Mit dem richtigen Verhaltenskodex aber auch nur fast. Wenn ihr euch an die paar Faustregeln haltet, kann ein Videotelefonat mit vielen Kollegen sogar richtig zielführend sein:

• Wenn eure Tastatur sehr laut ist, verfasst Notizen auf einem Zettel und digitalisiert diese nachträglich. Wer ein Tablet zusätzlich besitzt, kann hier direkt handschriftlich digitalisieren
• Spielkind? Was in einem persönlichen Meeting schon nervig sein kann, ist bei einem digitalen Gespräch noch störender: Den Kugelschreiber klicken, die Tasse auf dem Tisch kippeln lassen oder am Notizheft falten: Alles Geräusche die schnell eskalierend wirken können
• Wasser, Tee und Kaffee trinken ist erlaubt, aber snacken und Kaugummi sind No-Gos
• Ziemlich simpel aber sehr effektiv: Schaltet euch stumm, wenn ihr nicht redet. Das nimmt einfach alle unnötigen Sounds aus dem Hintergrund
• Aber: Vergesst auch nicht das Mikrofon wieder einzuschalten. Am Anfang eine Übungssache, die schnell drin ist. Mal vergessen einzuschalten und ihr wundert euch, warum keiner zuhört? Einfach mit unmuted Mikrofon noch einmal das gleiche sagen mit folgender Regel..

9. ..wer redet denn jetzt?

Damit nicht alle durcheinander reden (was vor allem bei einem Delay gerne mal passiert) sind ein paar einfache Regeln zu befolgen:

Checkliste

•  Ihr möchtet etwas sagen: Sagt deutlich: Entschuldigung, zu dem letzten Punkt würde ich gerne etwas hinzufügen. Dann werden alle von alleine Stumm und du kannst den Raum nutzen. Bitte tue dies aber nicht bei jeder Kleinigkeit, das lenkt wiederum ab.
• Durch den Delay redet ihr immer wieder gleichzeitig? Eine lange Pause nutzen beide gleichzeitig und es wird awkward? Nutzt folgende Regel: Es redet nur einer bis er fertig ist. Am Ende des “Monologs” sagt entsprechende Person mit “Fingerpointing” dem nächsten Redner zu. Z.B.: Damit hätte ich alles gesagt. Lars, hast du hier etwas hinzuzufügen? – Nein, aber ich glaube Sarah wollte hierzu was sagen – Ja, ich habe was hinzuzufügen, Danke!
• Auch gerne gesehen: Wenn ihr zu einem Telefonat dazu stößt, stellt euch folgende Frage: a) Ist es noch am Anfang oder ein kleines Team?  – Meldet euch kurz mit Namen zum Appell. b) Es ist ein großes Meeting? – Meldet euch nur am Anfang einmal mit Namen. Später hinzugekommen? – Dann einfach in den Chat ein Hallo-Signal schreiben

10. Homeoffice: Endlich Jogger und nicht mehr morgens mich stundenlang zurechtmachen!! Oder?

Endlich die Jogginghose tragen und T-Shirt an. Super! Natürlich hat man den Heimvorteil und kann gemütlich rumlaufen. Aber es gibt zwei gute Gründe, warum ihr dies nicht tun solltet:

1. Spätestens nach einer Woche fällt euch auf, dass euch eine Routine fehlt. Macht euch morgens fertig, als wenn ihr zur Arbeit geht. Dies symbolisiert euch, dass ihr mit der Arbeit startet und später, dass ihr mit der Arbeit fertig seid.
2. Es ist für Kollegen auch ansehnlicher, wenn ihr gemachte Haare im Videotelefonat habt. Auch ein spontaner Call wird so nicht “übersehen”, weil ihr euch erst frisch machen müsst. 

11. Kinder und Partner zu hause – wie bringe ich das mit der Arbeit unter einen Hut?

Einen Moment bitte, unser Mitarbeiter der Zukunft ist gerade in das Arbeitszimmer gekommen

In Zeiten von Corona müssen wir alle etwas mehr zusammenrücken (in der Öffentlichkeit bitte nicht, wahrt den Abstand von 1,5 bis zwei Meter). Zu hause sind die Kinder oder der Partner, der normalerweise immer bei der Arbeit ist? Wenn die Seelenruhe auch auf längere Zeit gewahrt werden soll, werdet ihr euren Kindern nicht das Kind sein verbieten können und eurem Partner auch Raum geben müssen. Erzählt euren Kindern die besondere Situation und die Wichtigkeit eurer Arbeit. Aber habt auch immer Zeit für diese, wenn sie in das Zimmer kommen. Während eines Calls mit den Kollegen ist ein charmantes: “Einen Moment bitte, unser Mitarbeiter der Zukunft ist gerade in das Arbeitszimmer gekommen.” angebrachter als ein “Sei ruhig jetzt, ich arbeite!”.

Nehmt euch gezielt eine gemeinsame Mittagspause. Legt zehn Minuten Pause ein und spielt mit den Kids. Holt euch einen Kaffee und plauscht kurz mit dem Partner. Das stärkt den Zusammenhalt. Genommene Pausen könnt ihr an eure Arbeitszeit dranhängen, ansonsten haben viele Arbeitgeber in dieser besonderen Zeit auch Verständnis und sind dankbar, dass ihr von zu hause diese Einsatzbereitschaft zeigt.

12. Take a break and socialyse yourself!

Der regelmäßige Austausch mit den Kollegen fehlt? Der Flurfunk kommt nicht mehr an? Informationen die früher selbstverständlich waren fehlen? Nehmt euch einen Coffee Break Termin: Zehn Minuten Calls mit Kollegen, in denen ihr gezielt einen Austausch haltet, der sich nicht nur um Arbeit dreht. Tauscht Informationen aus, welche ihr normalerweise in der Pantry des Offices getan hättet. Dies pflegt den Kontakt mit den Kollegen, bringt den Austausch und verringert das Einsamkeitsgefühl. 

13. Bietet Miniworkshops an!

Die Kollegin ist besonders gut mit Google Analytics? Die Kollege kann besonders geschickt mit Miro umgehen? Der nächste weiß wie man schnell Statistiken online findet? Oder gar woran er gerade arbeitet?

Tauscht eure Skills aus und bietet kleine Workshops an, in denen ihr 30-45 Minuten eure Fähigkeiten zeigt. Dies hilft für die Sozialisierung, verbessert die Skills des ganzen Teams und zeigt einfach, dass ihr da seid. Nutzt Hangouts und Co. 

Tipp: Derzeit bietet Google Hangouts Live Video Calls für bis zu 250 Teilnehmer an. Nutzt auch gleich die Aufnahmefunktion und teilt den Workshop im Nachhinein.

14. Wasser und Bewegung bedeuten Leben

Nehmt euch zwischendurch 5 Minuten Pause für ein kleines Workout. Dies hilft dabei den Home-Kollaps zu verhindern, stärkt den Rücken und frischt das Gehirn wieder auf. Auch das Regelmäßige trinken ist wichtig. Ihr habt einen Brita Wasserfilter zu hause und wollt diesen nicht mit ins Arbeitszimmer nehmen? Füllt eure Sporttrinkflasche auf und habt immer Wasser bei euch.

15. Nur kurz die Waschmaschine füttern!

Ablenkungen zu hause sind verführerisch. Ob den TV laufen lassen, kurz die Waschmaschine einschalten oder nur 3 Minuten Facebook checken, was sich alles schnell auf eine Stunde ausweitet? Es ist wahrlich nicht einfach sich zu konzentrieren, wenn auf einmal die Spinnweben entfernt werden müssen, die aber schon seit einigen Monaten da waren. 

Stellt euch einen Timer auf 60 bis 120 Minuten, in denen ihr trainiert konzentriert zu arbeiten. Wenn ihr euch bei einer Ablenkung ertappt, stellt ihr den Timer wieder auf 60 bis 120 Minuten. Dies hilft euch dabei diszipliniert zu sein. Die Waschmaschine kann gezielt in einer Pause eingeschaltet werden. Die Annehmlichkeiten des Home Office dürfen natürlich nach Regeln auch genutzt werden.

16. Wann ist Feierabend?

Wann habt ihr denn im Büro Feierabend gemacht? Genau: Dann wann es für angebracht war.

Die goldene Frage: Von wann bis wann ist eigentlich Arbeitszeit? Ich habe das Gefühl durch den Laptop vor Ort muss ich immer erreichbar sein. Und jetzt habe ich noch einiges an Kommunikationssoftware auf dem privaten Handy.

Ganz einfach: Wann habt ihr denn im Büro Feierabend gemacht? Genau: Dann wann es für angebracht war. Ihr ändert an euren Zeiten nichts. Wenn ihr normalerweise acht Stunden am Tag gearbeitet habt, dann haltet ihr das immer noch so ein. Einziger Unterschied: Ihr braucht nicht allen Teilnehmer “Tschüß” sagen. Könnte bei einem Großunternehmen auch etwas lustig werden, wenn 1000 Leute in einem Chat sich verabschieden. Sag einfach der Person mit der du gefühlt an dem Tag noch in Kontakt standest und denen, von denen du noch Antwort wartest: “Hey ich bin für heute off, schreib mir gerne, ich antworte morgen direkt als erstes.”

Was helfen kann wenn ihr in der kleinen Abteilung eng zusammenarbeitet, dass ihr hier in einem separaten Chat euch digital ausklingt.

Fazit

Vielleicht konnte euch der eine oder andere Tipp weiterhelfen. Wenn ihr wen kennt, der vielleicht noch eine Checkliste braucht, teilt meinen Beitrag gerne. Da es immer wieder coole Software da draußen gibt, die das kollaborative Arbeiten erleichtert, freue ich mich auch auch Über anregende und vor allem ergänzende Kommentare freue ich mich sehr.